Inleiding
In de jaarrekening legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties aan de raad. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het normenkader 2024 (raad december 2024) waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. In de financiële verordening 2024 (raad november 2024) zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid opgenomen. Door het vaststellen van deze verordening heeft de raad de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld op 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheid is door de raad vastgesteld op € 100.000.
Binnen de gemeente worden interne controles uitgevoerd op de belangrijkste financiële processen om tot een adequate rechtmatigheidsverantwoording te komen. De diepgang van deze controles is afgestemd met de externe accountant.
Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen.
Op de volgende programma’s van het overzicht van baten en lasten is er sprake van de begrotingsafwijkingen (overschrijdingen en onderschrijdingen op de baten en lasten) in 2024:
| Baten | Lasten | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Bedragen x € 1.000,- | Begroting na wijzigingen | Realisatie | Verschil | Overschrijding of onderschrijding | Begroting na wijzigingen | Realisatie | Verschil | Overschrijding of onderschrijding |
1. Sociaal domein | 21.224 | 23.228 | 2.004 | Overschrijding | 61.582 | 62.390 | 808 | Overschrijding |
2. Wonen en Ruimtelijke ordening | 11.423 | 11.238 | -185 | Onderschrijding | 8.181 | 6.676 | -1.505 | Onderschrijding |
3. Beheer openbare buitenruimte | 6.256 | 6.734 | 478 | Overschrijding | 15.175 | 15.795 | 620 | Overschrijding |
4. Duurzaamheid | 10.971 | 10.208 | -763 | Onderschrijding | 10.755 | 9.042 | -1.713 | Onderschrijding |
5. Economische zaken | 3.366 | 3.719 | 353 | Overschrijding | 1.224 | 1.313 | 89 | Overschrijding |
6. Participatie en dienstverlening | 3.920 | 3.540 | -380 | Onderschrijding | 57.600 | 56.655 | -945 | Onderschrijding |
7. Financiën | 117.788 | 118.428 | 640 | Overschrijding | 1.439 | 2.537 | 1.098 | Overschrijding |
Saldo | 174.948 | 177.095 | 2.147 | Overschrijding | 155.956 | 154.408 | -1.548 | Onderschrijding |
- Programma Sociaal Domein
De begrotingsoverschrijding op de lasten van het programma Sociaal Domein van € 808K wordt veroorzaakt doordat de gemeente Schagen op grond van de participatiewet budget ontvangt voor bijstandsuitkeringen en loonkostensubsidies. Bij het bepalen van het budget voor de begroting 2024 onderdeel buig is uitgegaan van een voorlopige beschikking van het Rijk. Op basis van deze beschikking zijn de geautoriseerde budgetten tot stand gekomen. Half oktober 2024 is de definitieve beschikking ontvangen en konden de aanvullende budgetten niet meer bijgesteld worden in de 2e rapportage. Hier is derhalve sprake van een "begrotingsoverschrijding die geheel of grotendeels wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten”. De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsoverschrijding op de baten en lasten van het programma Sociaal Domein. Dit betekent dat deze begrotingsoverschrijding op de lasten als “acceptabel” kan worden beschouwd en dat de begrotingsoverschrijding op de baten van € 2.004K niet onrechtmatig is.
- Wonen en Ruimtelijke ordening
De begrotingsonderschrijding op de lasten en de baten van het programma Wonen en Ruimtelijke ordening wordt grotendeels veroorzaakt doordat in de meeste projecten de voortgang op de planontwikkeling en het bouw- en woonrijp maken minder snel gaat dan verwacht. Op basis van het besluit Begroting & Verantwoording (BBV) moeten gemeenten de mutaties die betrekking hebben op grondexploitaties ook via de reguliere exploitatie verwerkt worden. Deze mutaties zijn echter niet van invloed op het rekeningresultaat. De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsonderschrijding op de lasten van 1.505K en begrotingsonderschrijding op de baten van 185K. Dit betekent dat deze begrotingsafwijkingen niet onrechtmatig zijn.
- Beheer openbare buitenruimte
De begrotingsoverschrijding op de lasten van het programma Beheer openbare buitenruimte 620K wordt voornamelijk veroorzaakt door overschrijding van het budget op openbaar groen. Hier staat geen direct gerelateerde baten tegenover. Dit betekent dat deze begrotingsoverschrijding op de lasten als “ niet acceptabel” kan worden beschouwd. De begrotingsoverschrijding op de baten wordt veroorzaakt door een niet begrote subsidie en extra opbrengsten uit Degeneratie gelden. De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsoverschrijding op de baten van € 478K. Dit betekent dat deze niet onrechtmatig is.
- Duurzaamheid
De begrotingsonderschrijding op de lasten van het programma Duurzaamheid wordt grotendeels veroorzaakt doordat de kosten te hoog zijn ingeschat. Dit heeft betrekking op lagere uitgaven voor afval, duurzaamheid en milieutaken. De uitgaven worden gedekt met o.a. subsidies die vanuit het Rijk worden ontvangen. Deze lagere uitgaven leidt dus tot lagere opbrengsten. De raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsonderschrijding op de lasten van 1713K en de begrotingsonderschrijding op de baten van € 763K op het programma Duurzaamheid. Dit betekent dat deze begrotingsafwijkingen niet onrechtmatig zijn.
- Economische zaken
De begrotingsoverschrijding op de lasten van het programma Economische zaken van € 89K wordt veroorzaakt doordat gemeente Schagen penvoerder is in het kader van de regionale samenwerking. Het budget wat hiervoor was begroot blijkt achteraf te laag zijn ingeschat. Hier is derhalve sprake van een “begrotingsoverschrijding die geheel of grotendeels wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten”. De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsoverschrijding op de baten en lasten van het programma Economische zaken. Dit betekent dat deze begrotingsoverschrijding op de lasten als “acceptabel” kan worden beschouwd en dat de begrotingsoverschrijding op de baten van € 353K niet onrechtmatig is.
- Programma Participatie en dienstverlening
De begrotingsonderschrijding op de lasten van het programma Participatie en dienstverlening van 945K wordt onder andere veroorzaakt door minder kosten voor salarissen en inhuur derden. Dit komt doordat een deel van de salariskosten inhuur en eigen medewerkers ten lasten komen van enkele grote projecten. Binnen de begroting is deze personele inzet als baten geraamd. In werkelijkheid hebben we alleen een deel van de totale uitgaven overgeboekt naar eerder genoemde projecten omdat het feitelijk ook geen echte baten zijn maar een doorbelasting van kosten. Als gevolg van de werkwijze ontstaat er aan de lastenkant een positief resultaat en aan de batenkant een negatief resultaat. De raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsonderschrijding op de lasten van 945K en begrotingsonderschrijding op de baten van 380K. Dit betekent dat deze begrotingsafwijkingen niet onrechtmatig zijn.
- Financiën
De begrotingsoverschrijding op de lasten van het programma Financiën van 1.098K wordt onder andere veroorzaakt doordat in de begroting voor dubieuze debiteuren binnen het belasting- en sociaal domein geen bedrag is voorzien, er is een storting gedaan om de voorziening op een adequaat niveau te houden. In verband met het aangekondigde boekenonderzoek door de belastingdienst over het boekjaar 2023 heeft er een vooronderzoek plaatsgevonden door EFK. Op basis van hun bevindingen heeft EFK aangegeven dat er op onderdelen betalingen verschuldigd zijn, maar ook op onderdelen een bedrag kunnen terugontvangen. Deze ontvangen bedragen zijn opgenomen bij de baten. Hier is derhalve sprake van een “begrotingsoverschrijding die voor een deel wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten. ”De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is voldoende geïnformeerd over deze begrotingsoverschrijding op de lasten van het programma Financiën . Dit betekent dat deze begrotingsoverschrijding op de lasten voor € 640 als “acceptabel” kan worden beschouwd en dat 460 niet acceptabel is. De begrotingsoverschrijding op de baten van € 640K is niet onrechtmatig.
Investeringen
De begrotingsoverschrijding op de lasten van investeringen is € 506K. Hier is derhalve sprake van een “begrotingsoverschrijding die geheel of grotendeels wordt gecompenseerd door direct gerelateerde baten”. De Raad is in overeenstemming met de afspraken zoals opgenomen in de financiële verordening 2024 en is tijdig en voldoende geïnformeerd over deze begrotingsoverschrijding op de baten en lasten van de investeringen. Dit betekent dat deze begrotingsoverschrijding op de lasten voor € 438K als “acceptabel” kan worden beschouwd en dat € 68K niet acceptabel is.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Aanbestedingsrechtmatigheid
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot de Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout.
Bij 11 crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 1,8 miljoen.
Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een opdracht is uitgebreid waardoor de drempel voor Europees aanbesteden is overschreden. Ook is het voorgekomen dat het totaal van de opdracht de Europese drempel overstijgt waardoor er sprake is van een onrechtmatigheid. Een aantal van de onrechtmatige contracten zijn inmiddels beëindigd. Voor een aantal andere gevallen is een aanbesteding in gang gezet of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.
In het afgelopen jaar zijn diverse verbeteringen in gang gezet waarmee rechtmatigheidsfouten in de toekomst zoveel mogelijk voorkomen worden. Bij de controle op Europees aanbesteden wordt teruggekeken over een periode van 4 jaar. Het kost dan ook tijd om de effecten van ingezette verbeteracties te zien. Veel contracten zijn al aangegaan voordat de verbeteracties zijn ingezet.
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
De gemeente Schagen heeft geen overkoepelend M&O-beleid. In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop gericht zijn om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en waar nodig te sanctioneren. Tevens heeft de VIC de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik impliciet opgenomen in de interne controleplannen. Met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik zijn geen bevindingen geconstateerd.